Scan software / Digitaal archiveren

We besteden gemiddeld een uur per dag aan het zoeken naar informatie. Dit betreft vooral de ongestructureerde informatie zoals die in email, de Windows verkenner en niet te vergeten in papieren archieven. Met een slim ingericht digitaal archief bespaart u tijd (om documenten te zoeken) en kostbare ruimte. 

Hoe werkt een digitaal archief?
Een digitaal archief is geschikt om allerlei documentsoorten in op te slaan. De documentstromen kunnen al dan niet automatisch worden opgevangen en in het juiste archief worden gezet. Alle documenten/bestanden worden vanzelf van een uniek kenmerk voorzien. Bijvoorbeeld leveranciersnummer, factuurnummer, factuurdatum, BSN of ordernummer. Daarnaast wordt alle tekst in de documenten geïndexeerd. Dit betekent dat er in de tekst van documenten gezocht kan worden naar trefwoorden. Een soort Google voor het eigen archief!

De voordelen
Door de indexering kunnen documenten razendsnel (enkele seconden) worden teruggevonden aan de hand van hun kenmerken of trefwoorden in de tekst. Als het juiste document is gevonden dan kan dit worden geopend, geprint of doorgestuurd naar anderen.

Een digitaal archief biedt uitgebreide instellingen op het gebied van gebruikersrechten en toegang tot archieven en documenten. Een digitaal archief is veel veiliger dan de Windows mappenstructuur. Bovendien biedt een digitaal archiefsysteem aanvullende functionaliteit op het gebied van:
• Versiebeheer
• Audit logging (wie heeft wanneer wat gedaan)
• Bewaartermijnen en vernietiging
• Via internet overal beschikking over uw documenten

Besparingen en terugverdientijd
De besparing is gebaseerd op de reductie van de zoektijd van 3 uur per gebruiker per week. Hierdoor wordt een digitaal archiefsysteem over het algemeen binnen 6 maanden terugverdiend.