Scan software / Facturen digitaliseren

Kostenreductie en een beter inzicht in het verwerkingsproces van facturen en daarmee in uw crediteuren: de voordelen van een digitale verwerking van facturen zijn evident. Met de digitalisatie software van Q-doc, scant u niet allen uw facturen, ook de controle van gegevens en archivering wordt geautomatiseerd.

Factuur automatisering richt zich op het verwerkingsproces van inkomende facturen. Over het algemeen komen de meeste facturen nog steeds op papier binnen. En alhoewel het aantal PDF-facturen sterk toeneemt, blijft het verwerkingsproces hetzelfde, namelijk
• Controle van de factuur (juistheid factuur versus bestelling/contract)
• Inboeken in de financiële software
• Goedkeuringsproces (optioneel)
• Betaling
• Archivering (7 jaar na afloop boekjaar)

Gemiddeld kost het verwerken van een factuur € 18,- maar dit bedrag varieert sterk per organisatie. De kosten hangen bijvoorbeeld samen met het feit of er veel of weinig met inkoopopdrachten wordt gewerkt en of er veel of weinig budgethouders zijn die facturen moeten goedkeuren.

Hoe werkt factuur automatisering? 
Factuur automatisering bestaat globaal uit de volgende componenten:
• Scannen van papieren facturen.
• OCR: scheiden en herkennen van gescande en PDF facturen.
• Verificatie: visuele controle van herkende gegevens.
• Optioneel: goedkeuring van facturen via workflow.
• Doorsturen van de herkende gegevens naar uw boekhoud software en wanneer gewenst ook naar het digitale archief.

Besparingen en terugverdientijd.
Met factuurautomatisering kunnen aanzienlijke besparingen worden gerealiseerd. Over het algemeen kan  tot 95% van de facturen geautomatiseerd worden verwerkt. De besparing is dan al snel € 13 per factuur. Hierdoor ligt de terugverdientijd gemiddeld binnen de 12 maanden!

Verder zorgt factuurautomatisering voor een beter inzicht in het verwerkingsproces, voortgang en de status. Bovendien hoeven de papieren facturen niet meer bewaard te worden als u beschikt over een beveiligd digitaal archiefsysteem.